こんにちは、だるまんです。
大学院受験に欠かせない、志望校の教授との進学相談(事前面接)の流れについて、よく頂く質問があります。
「事前面接って、教授にどのように連絡をすればいいんですか？」
大半の大学院の募集要項には、「必ず、受験前に教授へ連絡を取り、進学の相談をしてください。」とさらりと書かれた、この一文以外に情報はなく、何をどう連絡すればいいの？と、頭を捻らす方は多いと察します。
そこで、今日は、進学相談(事前面接)で教授に連絡をする際に使えるメール文章の文例集をいくつか集めましたので、シェアします。
(※看護系大学院受験を例に例文作成をしていますが、その他大学院受験でもご活用頂けます。)
そもそも論で、進学相談(事前面接)をご存じない方はこちらの記事を先にお読みください。▼
事前面接に使える！教授へのメール文章【コピーOK】
メールのやり取りの流れ
まず、オーソドックスな事前面接の連絡のやりとりの流れについて解説します。
事前面接の連絡目的とは、「進学相談をするための日程の伺い」です。
そのため、訪問日程が決まるまで、教授と何度かメールのやりとりが必要です。
メールの流れは、受験生から初めてのメール①で「初めてのご挨拶」「簡単な自己紹介」「訪問日の伺い」をします。
そのメールに教授から訪問日の候補について返信されます。
その返信に、メール②「返信のお礼」「訪問日の連絡」と合わせて、当日の持ち物などについて確認をします。
その後、教授からの返信がありますので、最後のメール③では、当日の最終確認のポイントを整理して、送ります。
そして、面接当日を迎えたら、その日のうちに、お礼のメール連絡④をします。
では、上の図に沿って、メール①～④をケース別で、文例をご紹介します。
注意点
メールの論調は誤解されやすいので、わかりやすく礼儀正しく、良い印象を与えるメッセージになるようにして注意することです。
具体的に、下記のポイントに気を配り、メール文章を作成してください。
- 件名は簡潔で単純、明確にする
- 質問は鮮明に
- 文章は簡潔・丁寧に
- 何度もメールが行き来することがないよう、ポイントを整理して述べる
- クッション言葉を大切に
- 文章の前後のご挨拶を忘れずに
文例集
メール①：研究者コースの場合
〇〇大学大学院
医学研究科看護学専攻〇〇教室
教授 〇〇 様
お世話になります。
今年度、御大学院の修士課程に受験を希望しております、〇〇と申します。
簡単に自己紹介をさせて頂きます。
現在、〇〇病院にて看護師として勤務しており、臨床経験〇年目となります。
これまで、〇〇に関する看護研究を行ってきた経歴があり、大学院で〇〇についての学びをより深めたく、進学を希望しております。
そのうえで、受験前に進学のご相談をさせて頂きたいと思っておりますが、お時間を割いて頂くことは可能でしょうか？
もし、可能であれば、ご都合のよろしい日程の候補をいくつか頂けますと幸いです。
お忙しい所、恐れ入りますが、どうぞ、よろしくお願いいたします。
〇〇
・所属先と進学理由を明らかにします。
・簡略的に経歴を伝えます。
・日程候補をいくつか頂きたい旨を伝えることで、調整しやすくなります。
メール①：資格取得コースの場合
〇〇大学大学院
医学研究科看護学専攻〇〇教室
教授 〇〇 様
お世話になります。
今年度、御大学院の修士課程へ受験を検討しております、〇〇と申します。
簡単に自己紹介をさせて頂きます。
臨床経験は〇年目で、その内〇年間は〇〇病棟で勤務をしてまいりました。
現在、〇〇病院にて看護師として勤務しており、〇〇看護専門看護師を取得したく、大学院進学を希望しております。
そのうえで、受験前に進学のご相談をさせて頂きたく、ご連絡させて頂きました。
お忙しいところ、恐れ入りますが、お時間を割いて頂くことは可能でしょうか？
ご都合のよろしい日時を頂けましたら、それに合わせて調整、伺わせて頂きます。
ご検討のほど、どうぞ、よろしくお願いいたします。
〇〇
・現在の所属先と進学目的を明らかにします
・簡略で経歴を伝えます
・日時調整を完全に合わせることが可能であれば、先生に委ねてみてください
メール①：働きながら進学したい場合
〇〇大学大学院
医学研究科看護学専攻〇〇教室
教授 〇〇 様
お世話になります。
今年度、御大学院の修士課程へ受験を希望しております、〇〇と申します。
簡単に自己紹介をさせて頂きます。
大学卒業後、大学病院での臨床経験を経て、現在、訪問看護ステーションにて訪問看護師をしております。〇〇(ex.地域包括ケアシステム)の取り組みに関心があり、大学院進学を希望しております。
現在、管理職にいるため、在学期間中も離職せず、就業と学業を並行することを希望しております。
そのこともふまえて、受験前に進学のご相談をさせて頂きたいと思っておりますが、お時間を割いて頂くことは可能でしょうか？
希望日程をいくつか挙げさせて頂きますので、ご都合のよろしい日程をご指定いただけますと幸いです。
- 〇/〇（曜日）〇時〜〇時
- 〇/〇（曜日）〇時〜〇時
- 〇/〇（曜日）〇時〜〇時
お忙しいところ、恐れ入りますが、何卒、よろしくお願いいたします。
〇〇
・面接の希望日程は最低でも3つは提示します。
・教授との認識にズレがないよう、日時・曜日・時間（24時間表記）を明記します。
・就業と学業を両立するということは、長期履修制度や社会人枠という話になります。それは、メールではなくて、実際の面接の際にご相談ください。
メール①：休職中の場合
〇〇大学大学院
医学研究科看護学専攻〇〇教室
教授 〇〇 様
お世話になります。
今年度、御大学院の修士課程へ受験を希望しております、〇〇と申します。
簡単に自己紹介をさせて頂きます。
〇〇大学卒業後、〇〇大学病院にて臨床経験〇年、その後、〇〇病院にて臨床を〇年間経ております。
現在、出産をきっかけに離職し、しばらく復職する予定がないため、この期間を活かして大学院進学を考えており、受験前に進学のご相談をさせて頂きたく、ご連絡をさせて頂きました。
お忙しいところ、恐れ入りますが、お時間を割いて頂くことは可能でしょうか？
ご都合のよろしい日時の候補をいくつか頂けましたら、それに合わせて調整、伺わせて頂きます。
どうぞ、よろしくお願いいたします。
〇〇
・現在の状況は明らかに伝えます。
・簡略的に経歴を伝えます。
メール②：提案日程でお願いする場合
〇〇大学大学院
医学研究科看護学専攻〇〇教室
教授 〇〇 様
お世話になっております。
早速のことですが、ご返信を頂きまして、どうもありがとうございました。
伺わせて頂く日程の件についてです。
ご検討して頂きました日程通り、〇月〇日〇時に、伺わせて頂きます。
当日の訪問場所と持参すべきも等がございましたら、ご教示くださいませ。
どうぞ、よろしくお願いいたします。
〇〇
・必ず場所の確認をしてください
・教授からの指示がなければ、訪問日に必要なものがあるか確認をします
メール②：提案日程が合わなかった場合
〇〇大学大学院
医学研究科看護学専攻〇〇教室
教授 〇〇 様
お世話になっております。
早速のことですが、ご返信を頂きまして、どうもありがとうございました。
ご提示頂きました日程に都合が合わず、他の日程を希望しております。
大変恐れ入りますが、再度、調整をして頂けますか。
直近で、時間の都合がよい日程を挙げさせていただきます。
- 〇/〇（曜日）〇時〜〇時
- 〇/〇（曜日）〇時〜〇時
- 〇/〇（曜日）〇時〜〇時
お忙しいところ、恐れ入りますが、ご検討のほど、どうぞ、よろしくお願いいたします。
〇〇
・日程が合わなかったことへのお詫びと再調整の依頼をします。
・教授との認識にズレがないよう、日時・曜日・時間（24時間表記）を明記します。
メール③：日程が決定した場合
〇〇大学大学院
医学研究科看護学専攻〇〇教室
教授 〇〇 様
お世話になっております。
早速のことですが、ご返信を頂きまして、どうもありがとうございました。
〇月〇日〇時～ 〇〇大学A棟 〇〇学研究室に、伺わせて頂きます。
お忙しいところ、お手数をおかけいたしますが、どうぞ、よろしくお願いいたします。
〇月〇日にお目にかかります。
〇〇
・訪問日の認識がずれないよう、ポイントを整理してお伝えします。
メール④：事前面接後のお礼のメール（受験をする場合）
〇〇大学大学院
医学研究科看護学専攻〇〇教室
教授 〇〇 様
お世話になっております。
早速のことですが、本日は貴重なお時間を割いて頂きまして、どうもありがとうございました。
大変緊張しておりましたが、先生からきめ細やかにご配慮を頂きましたおかげで、自分の考えを十分にお伝え、お話しをすることができました。どうも、ありがとうございました。
これから受験に精一杯取り組んでまいります。
引き続き、どうぞ、よろしくお願いいたします。
〇〇
・面接の機会を頂けることへお礼を伝えます。
・面接時に先生と話した内容を少し加えます。
メール④：事前面接後のお礼のメール（受験をやめる場合）
〇〇大学大学院
医学研究科看護学専攻〇〇教室
教授 〇〇 様
お世話になっております。
早速のことですが、本日は貴重なお時間を割いて頂きまして、どうもありがとうございました。
大変緊張しておりましたが、先生からきめ細やかにご配慮を頂きましたおかげで、自分の考えを十分にお伝え、お話しをすることができました。どうも、ありがとうございました。
先生から頂きましたお話を熟考、今回の受験は、再検討させて頂こうと思っております。私の進路について真剣に取り組んで頂けましたこと、真心より感謝申し上げます。
今回に限らず、お目にかかれることがあると思いますので、その節には、ぜひ、ご挨拶をさせてください。
引き続き、どうぞ、よろしくお願いいたします。
〇〇
・面接の機会を頂けることへお礼をしっかり伝えます。
・面接時に先生と話した内容を少し加えて、時間を割いて頂いたこと、進路にアドバイスを頂けたことを重ねてお礼を伝えます。
・広くない業界です。またお会いすることがあると設定、心あるメールをすることです。
まとめ
以上、教授への進学相談のアポ取り、困らない＆皆と差がつくメール文例集でした。
大学院受験時には、教授への進学相談(事前相談)が必須ですが、学校によって、募集要項に書かれていないこともあるようです。
だとしても、事前に伺うのがアカデミック的には礼儀礼節、自分のPRにもなりますので、ぜひ、教授に連絡をして積極的に会いに行ってください。
また、今回ご紹介した文例を組み合わせながら、メール文章にご活用ください。
You can do it！！
